E-Rechnung zum 01.01.2025 - keine Panik!
Stand 13.12.2024
Das wichtigste ist, dass es Übergangsfristen bis mindestens 31.12.2026 gibt. Erst dann müssen Sie selbst E-Rechnungen erstellen (und dann auch nur bei Beträgen über 250€ und nur an [gewerbliche Kunden…]). Bis dahin genügt noch die Papierrechnung, die der Kunde nicht verweigern kann. Wenn der Kunde damit einverstanden ist, können Sie bis dahin auch wie gehabt ein PDF erstellen. Wenn Sie weniger als 800.000€ Umsatz im Jahr 2026 machen, verlängert sich das noch um ein Jahr.
Bei den eingehenden Rechnungen Ihrer Lieferanten müssen Sie ab dem 01.01.2025 E-Rechnungen akzeptieren. In der Praxis ändert sich hier aber eigentlich auch nichts. Anscheinend haben sich die meisten Lieferanten für das Format ZUGFeRD entschieden, was nichts anderes ist, als ein PDF mit einer kleinen Erweiterung, von der Sie aber vermutlich erst mal nichts merken. Sie erhalten die E-Rechnungen wie bisher die PDF’s meist per E-Mail. Hinweise zum alternativen Format XRechnung finden Sie weiter unten!
Seit 2015 müssen Sie Rechnungen, die Sie nicht in Papierform erhalten, revisionssicher archivieren. Das gilt jetzt auch für die E-Rechnungen. Falls Sie das noch nicht machen, finden Sie weiter unten Details.
Was ist eine E-Rechnung?
Die klassischen PDF’s, die Sie derzeit erzeugen, sind es nicht, da diese nur sehr eingeschränkt maschinell auswertbar sind! Die werden in Zukunft als “sonstige Rechnungen” bezeichnet. E-Rechnungen haben einen maschinell auswertbaren Teil, der mit einer geeigneten Software erzeugt wird. Allein mit Word oder Excel ist das nicht möglich.
E-Rechnungen werden in der Zukunft vorgeschrieben bei der Abrechnung für gewerbliche Kunden, insbesondere Vorsteuerabzugsberchtigte.
Damit sind wir auch schon beim Thema Steuern. Hier gibt es einige Publikationen, welche die steuerlichen Vorgaben erläutern:
Eingehende Rechnungen
Ab dem Jahreswechsel müssen sie E-Rechnungen akzeptieren! Sie können dann bei Ihren Lieferanten nicht mehr auf Papierrechnungen bestehen!
Leider gibt es mehr als ein zulässiges Format für diese E-Rechnungen. Alles, was der relativ unpräzisen Norm [EN 16931…] entspricht, ist zulässig.
Die meisten Lieferanten scheinen sich für das Format ZUGFeRD entschieden zu haben, das sich auf den ersten Blick als PDF darstellt und mit dem PDF-Betrachter, der sicher bereits auf Ihrem Rechner vorhanden ist, angeschaut werden kann. ZUGFeRD hat noch eine Tücke in der Form, dass steuerlich relevante Daten unsichtbar versteckt sind. Wenn diese vom sichtbaren Teil abweichen kann es bei Steuerprüfungen zu einem Problem kommen. In der Praxis ist der Fall aber eher unwahrscheinlich.
Bei den meisten Handwerksbetrieben ändert sich konkret eigentlich nichts!
XRechnung
Dies ist ein weiteres zulässiges Format der E-Rechnung rein auf der Basis von maschinenlesbarem XML. Vorteil ist, dass XRechnung nicht die steuerliche Tücke von Zugferd hat – Nachteil ist, dass die PDF-Betrachter die XRechnung nicht anzeigen können. Um diese anzuzeigen braucht man eine eigene Software. Ganz gut funktioniert der kostenlose [Quba-Viewer…], den man allerdings auf seinem Rechner installieren muss. Eine reine Online-Lösung ohne Installation bietet das Finanzministerium auf seiner Seite: [www.elster.de/eportal/e-rechnung] mit der Einschränkung, dass die Datei nicht größer als 10MB sein darf. Nach unserer aktuellen Erfahrung ist es aber eher unwahrscheinlich, dass Sie eine XRechnung erhalten werden.
Revisionssichere Archivierung
Seit 2015 verlangt die [GOBD…] die revisionssichere Archivierung aller steuerlich relevanter elektronischen Dokumente. Insbesondere die Unveränderbarkeit ist dabei eine Forderung, die sich durch Speichern im Windows-Explorer oder einer E-Mail-Software nicht erfüllen läßt.
Sprechen Sie über dieses Thema mit Ihrem Steuerberater. Möglicherweise favoritisiert dieser eine Lösung, die ihm die Arbeit bei der Buchhaltung erleichtert, z.B. das kostenpflichtige DATEV Unternehmen Online. Es gibt aber auch noch andere Systeme!
Wenn Sie die Handwerkersoftware [MaDaMe…] gemietet haben, finden Sie unter Zahlungsverkehr→Eingehende Rechnungen ohne Aufpreis ebenfalls die Möglichkeit zur Archivierung. Über Optionen→Berechtigungen können Sie selbst den Programmteil für den jeweiligen Benutzer freigeben. Wir empfehlen hier einen Monat zu erfassen und dann dem Steuerberater testweise zu geben. Auf Grund eines inkompatiblen Windows-Updates benötigen Sie die MaDaMe-Version 15.11.2024 oder später. Die MaDaMe-Lösung hat neben der Tatsache, dass sie nichts extra kostet noch den Vorteil, dass sich die offenen Posten darstellen lassen, man den Umsatz mit einem Lieferanten sofort sieht und Rechnungen besser wiederfindet.
Ausgehende Rechnungen
Die gute Nachricht ist: Unsere Handwerkersoftware [MaDaMe…] ist in der Lage, E-Rechnungen zu generieren! Insbesonder im Bereich der öffentlichen Hand ist in einigen Bereichen die XRechnung gesetzlich bereits vorgeschrieben. XRechnung wird in der Version 2025 als Zusatzmodul angeboten. Wenn Ihr Kunde es wünscht, kann das Modul sofort eingesetzt werden.
Die Tücke liegt aber im Detail. Zitat aus den [Fragen und Antworten des Bundesfinanzministeriums…], Frage 15: “Die Normenreihe EN 16931 ist bereits heute geeignet, um die meisten Geschäftsvorfälle auch im [B2B‑Bereich…] darzustellen. Sie wird zudem laufend weiterentwickelt. Trotzdem kann es dazu kommen, dass spezielle Geschäftsvorfälle noch nicht umfassend abgebildet werden können.”
Wir empfehlen daher, mit dem Einsatz der E-Rechnung im [B2B‑Bereich…] noch etwas zu warten, bis sich der [DIN-Normenausschuss Informationstechnik und Anwendungen (NIA)…] der Besonderheiten der Baurechnungen (z.B. kummulierte Abschlagsrechnungen, Pauschalpositionen…) angenommen hat.
Die 2. gute Nachricht ist, dass durch die Übergangsfristen noch ca. 2-3 Jahre Zeit sind.
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