Mobil arbeiten? Kostenfreie Schnittstelle, die fast jeder hat!
Sie möchten mit Ihren Mitarbeitern vor Ort kommunizieren, Dokumente auf ein Smartphone / Tablett senden oder Bilder vom Smartphone auf den Büro-PC übertragen und dort dem passenden Projekt zuordnen?
Mit Malersoftware MaDaMe in Kombination mit WhatsApp geht das völlig kostenlos und mit wenigen Klicks!
Unser Tipp: Installieren Sie WhatsApp als App auf Ihrem PC oder im Internetbrowser. Lesen Sie unsere Kurzanleitung unten!
Kurzanleitung
- Rufen Sie [WhatsAPP Web…] in Ihrem Browser auf oder
- laden Sie sich WhatsApp für Ihren PC [direkt hier herunter…].
- Folgen Sie danach der Anleitung von WhatsApp zum Verknüpfen Ihres Kontos.
Sie können nun alle Dateien (z.B PDF-Dokumente und Bilder) direkt in den jeweiligen Chat ziehen (Drag & Drop).
Tipp: Erstellen Sie Gruppen mit Mitarbeitern um alles sortiert und gut organisiert auf der Baustelle vorzufinden.
Profi-Tipp: Sie können auch eine Gruppe nur mit sich selbst erstellen! Fügen Sie bei der Erstellung der Gruppe einen beliebigen Kontakt hinzu und entfernen diesen sofort wieder. Danach sind nur noch Sie selbst in der Gruppe und können Ihre Dokumente und Fotos dort ablegen!
Was Sie bei Benutzung von WhatsApp in Ihrer Firma unbedingt beachten müssen!
WhatsApp ist ein amerikanisches Unternehmen und unterliegt damit nicht dem europäischen Datenschutz. Mittlerweile ist es dennoch zugelassen die Daten in den USA zu speichern wenn das Unternehmen im [EU-US Data Privacy Framework Program…] eingetragen ist. Weitere Informationen dazu finden Sie [hier…].
Außerdem sollten Sie sich unbedingt von Ihren Mitarbeitern ein Formular zum Datenschutz beim Umgang mit personenbezogenen Daten unterschreiben lassen! Dieses finden Sie natürlich auch im MaDaMe Programm unter dem Namen DSGVO Belehrung (Rechtsklick auf Adresse –> DSGVO).
Wenn in Ihrem Unternehmen mindestens 20 Mitarbeiter ständig mit der automatisierten Verarbeitung von personenbezogenen Daten beschäftigt sind, brauchen Sie nach [§ 38 BDSG…] einen (teuren) Datenschutzbeauftragten.
Hinweis: Bereits beim Start der App werden alle Telefonnummern aus Ihren Kontakten an WhatsApp übermittelt! Wenn Sie also datenschutzrechtlich auf der sicheren Seite sein wollen, benutzen Sie ein eigenständiges Firmenhandy ohne Kontakte und verhindern erst den Zugriff auf die Kontakte bevor Sie Neue anlegen:
Unter iOS (Apple) können Sie den Zugriff über „Einstellungen“ > „Datenschutz“ > „Kontakte“ einschränken. Deaktivieren Sie hier einfach den Button bei WhatsApp.
Unter Android geht dies über Einstellungen (Zahnrad). Dies ist jedoch nur mit den neueren Versionen des Betriebssystems möglich. Gehen Sie auf „Apps“ > „WhatsApp“ > „Berechtigungen“. Deaktivieren Sie auch hier den entsprechenden Button.
Einen Haken hat diese Einstellung allerdings doch. An Stelle des Namens des Kontaktes wird in WhatsApp dann nur noch die Telefonnummer angezeigt.
WhatsApp Business: Kostenlose Variante mit noch mehr Funktionen für Ihr Unternehmen!
WhatsApp Business funktioniert grundsätzlich genauso wie das WhatsApp für Privatpersonen. Sie können Ihr privates Konto zum Beispiel direkt übernehmen, wenn es sich um die selbe Telefonnummer handelt. Die Business Variante bietet Ihnen dann allerdings einige weitere kostenlose Funktionen:
– Unternehmensprofil: Möglichkeit der Impressumspflicht nachzukommen
– Automatisierte Nachrichten
– Mehrere Admins
– Rubrik Aktuelles: Abonnenten des Kanals dauerhaft Informationen, Links, Bilder und Videos zur Verfügung stellen
Noch mehr Informationen dazu finden Sie auch im Beitrag der Handwerkszeitung zum Thema [WhatsApp Business…].
