Rechnungsformalien - Alle Info's!
Folgende Informationen basieren auf den BMF-Schreiben und dem Gesetz zur Intensivierung der Bekämpfung der Schwarzarbeit.
Der Inhalt wurde auf den Aspekt der handwerklichen Bauleistung beschränkt. Außerdem wird davon ausgegangen, dass der Rechnungsersteller (Sie) auch Leistungsersteller ist.
Fortlaufende Rechnungsnummern
Rechnungen müssen eine fortlaufende Nummer erhalten. Es bleibt “dem Rechnungsaussteller überlassen, wie viele und welche separate Nummernkreise geschaffen werden, in denen eine Rechnungsnummer jeweils einmalig vergeben wird. Dabei sind Nummernkreise für zeitlich, geographisch oder organisatorisch abgegrenzte Bereiche zulässig”, z.B. für Zeiträume (Jahre, Monate …), verschiedene Abteilungen wie Laden und Büro, aber auch z.B. beim Wechsel des Fakturierungsprogrammes oder wenn ein Teil der Rechnungen über ein Abrechnungsportal erstellt wird und ein anderer Teil mit einer lokalen Software. “Es muss jedoch gewährleistet sein, dass die jeweilige Rechnung leicht und eindeutig dem jeweiligen Nummernkreis zugeordnet werden kann und die Rechnungsnummer einmalig ist.”
Berichtigung von Rechnungen
Gemäß § 14 Abs. 6 Nr. 5 UStG kann eine Rechnung berichtigt werden, wenn sie nicht alle Angaben nach § 14 Abs. 4 und § 14a UStG enthält oder wenn Angaben in der Rechnung unzutreffend sind. Dabei müssen nur die fehlenden oder unzutreffenden Angaben ergänzt oder berichtigt werden. Die Berichtigung muss durch ein Dokument erfolgen, das spezifisch und eindeutig auf die Rechnung bezogen ist. Dies ist regelmäßig der Fall, wenn in diesem Dokument die fortlaufende Nummer der ursprünglichen Rechnung angegeben ist. Die Berichtigung darf nur durch den Rechnungsaussteller (Leistungserbringer) selbst vorgenommen werden.
Im Bauwesen gibt es insofern eine Ausnahme, dass eine Berichtigung einer Rechnung durch einen Architekten (Leistungsempfänger) nicht beanstandet wird, wenn der Leistungserbringer sich die Änderungen zu eigen macht und irgendwelche schriftliche Unterlagen darüber existieren.
Achtung! Nicht berichtigungsfähig ist eine Rechnung, wenn Angaben zum Leistungsempfänger oder zum Steuerbetrag so falsch sind, dass sie einem nicht vorhanden sein entsprechen. In diesem Fall muss die ursprüngliche Rechnung durch eine Storno-Gutschrift ausgebucht und eine neue Rechnung erstellt werden. Im Falle einer fehlerhaften Berichtigung wird die Finanzveraltung den Vorsteuer abzug verweigern, bzw. bei einer fehlerhaften Berichtigung z.B. des Leistungsempfängers vom Leistungserbringer die Umsatzsteuer doppelt verlangen.
Bei Abschlagsrechnungen entsteht eine Steuerschuld erst mit der Zahlung bzw. dem Zeitpunkt der Leistung. Wenn also in einer Abschlagsrechnung ausgewiesen wird, dass “die Arbeiten noch nicht abgeschlossen sind” und “der Zeitpunkt der Leistung nicht bekannt ist” kann diese nach unserer Ansicht in allen Dingen ohne Storno-Gutschrift berichtigt werden.
Wenn Rechnungen elektronisch erstellt werden, müssen alle Änderungen an Rechnungen “revisionssicher” archiviert und einem Steuerprüfer ggf. zur Verfügung gestellt werden. Zum Schutz vor Verlust von Daten müssen elektronisch erstellte Rechnungen “sofort” mittels einer Datensicherung gesichert werden. Eine Ausnahme hierfür gibt es nur für mit einer Textverarbeitung erstellte und danach nicht gespeicherte Rechnungen. Nur dann ist die Aufbewahrung in Papierform ausreichend.
Zur Berichtigung einer Rechnung im MaDaMe Programm verweisen wir auf die Erläuterungen in den “Häufigsten Fragen” (Aufruf z.B. über die Schnellstartleiste)
Angabe der Steuernummer
Gemäß § 14 Abs.4 Satz 1 Nr. 2 UStG muss der leistende Unternehmer in der Rechnung entweder die ihm vom inländischen Finanzamt erteilte Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angeben. Dies ist eine Oder-Regelung, d.h. eine Nummer genügt.
Vorsicht! Im Fall der Gutschrift ist die Steuernummer des leistenden Unternehmers (Gutschriftsempfänger) und nicht die des die Gutschrift erstellenden Unternehmers anzugeben!
Gutschriften
Gutschriften – nicht zu verwechseln mit Storno-Gutschriften zur Berichtigung einer Rechnung – sind Rechnungen, die nicht vom Leistungserbringer, sondern vom Leistungsempfänger erstellt werden.
Hierbei ist die Bezeichnung “Gutschrift” vom Gesetzgeber vorgeschrieben. Eine Gutschrift muss alle Rechnungspflichtangaben enthalten, wie eine normale Rechnung. Die Steuernummer muss dabei die Steuernummer des Leistungserbringers sein.
Der Leistungersteller kann die Abrechnung mit einer Gutschrift ablehnen.
Steuersatz
Gemäß § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 8 UStG ist in der Rechnung der Steuersatz sowie der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag anzubringen.
Art und Umfang der Leistung
Eine Rechnung muss die Menge und die handelsübliche Bezeichnung des Gegenstandes der Lieferung oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung enthalten.
Durch diese Verpflichtung wird die Abrechnung mittels einer Pauschalrechnung problematisch, zumindest, wenn in der Rechnung die Menge fehlt. Da eine Nichtbeachtung der voranstehenden Regelung nur zu einer Ablehnung des Vorsteuerabzug beim Rechnungsempfänger führt, können Pauschalrechnungen für Privatkunden aber nach wie vor uneingeschränkt verwendet werden.
Wenn jedoch eine Abrechnung für einen vorsteuerabzugsberechtigten Kunden erstellt wird, sollte die Menge stets mit ausgedruckt werden.
Angabe des Entgelts
Dies betrifft eigentlich nur Bruttorechnungen und besagt, dass die Nettosumme der Rechnung unter allen Umständen mit ausgewiesen werden muss.
Vollständige Anschrift
Gemäß § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 UStG sind in der Rechnung der Name und die Anschrift des Rechnungserstellers und des Leistungsempfängers jeweils vollständig anzugeben. Bei Kleinbetragsrechnungen, deren Gesamtbetrag 250€ (seit 01.01.2017) nicht übersteigt, ist gemäß § 33 UStDV nur die vollständige Anschrift des Rechnungserstellers, jedoch nicht die Anschrift des Rechnungsempfängers erforderlich.
Die Angabe eines Postfachs in der Adresse ist zulässig! Gemäß § 31 Absatz 2 UStDV ist es ausreichend, wenn sich auf Grund der in die Rechnung aufgenommenen Bezeichnungen der Name und die Anschrift sowohl des leistenden Unternehmers als auch des Leistungsempfängers eindeutig feststellen lassen. Verfügt der Leistungsempfänger über ein Postfach oder über eine Großkundenadresse, ist es ausreichend, wenn diese Daten anstelle der Anschrift angegeben werden.
Boni, Skonti und Rabatte
“Zusätzlich ist jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist, anzugeben. Dies bedeutet im Fall der Vereinbarung von Boni, Skonti und Rabatten, bei denen im Zeitpunkt der Rechnungserstellung die Höhe der Entgeltsminderung nicht feststeht, dass in der Rechnung auf die entsprechende Vereinbarung hinzuweisen ist(§ 31 Abs. 1 UStDV)”.
Wie genau dieser Verweis zu erfolgen hat, geht aus dem BMF-Schreiben vom 29.01.2004, Textziffer 49) nicht hervor. Es existiert noch ein Schreiben vom 10.06.2004 des BMF an den DIHK, das besagt, “dass für eine leichte Nachprüfbarkeit eine hinreichend genaue Bezeichnung, etwa durch Benennung von Name und Datum der Vereinbarung, erforderlich sei”. Dadurch wird es aber wohl auch nicht klarer. In wie weit Rechnungen im nachhinein berichtigt werden müssen, klären Sie am besten mit Ihrem Steuerberater.
Hinweis auf Steuerbefreiung
Gemäß § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 8 UStG ist im Fall der Steuerbefreiung ein Hinweis auf die Steuerbefreiung anzubringen. Dabei reicht eine Angabe in umgangssprachlicher Form aus (z.B. “Ausfuhr”, “innergemeinschaftliche Lieferung”, “steuerfreie Vermietung”, “Leistungen an Nato-Streitkräfte” u.s.w.).
In MaDaMe verwenden sie hierfür am besten den Nachtext des Projektes.
Beachten muss man allerdingsen Fall, dass ein Baulestender für einen anderen Bauleistenden arbeitet. In diesem Fall wird eine Rechnung ohne MwSt. erstellt, es handelt sich dabei aber nicht um eine Steuerbefreiung, sondern um eine Steuerschuldnerschaft des Leistungempfängers, wobei genau diese Formulierung vorgeschrieben ist. Weitere Hinweise finden Sie unter [https://lorey-computer.de/rechnungen-ohne-mwst-steuerschuldumkehr/…]
Rechnungserstellungs- und Aufbewahrungspflicht
Jede Leistung an einem Bauwerk oder Grundstück (andere Definition als bei der USt-Schuldumkehr) muss innerhalb von 6 Monaten nach Beendigung der Arbeiten in Rechnung gestellt werden. Im Falle der Zuwiderhandlung droht ein Bußgeld von 5.000,– EURO.
Neu ist eine Aufbewahrungspflicht für Privatpersonen von 2 Jahren bei Bauleistungen. Aufbewahrt werden muss die Rechnung, der Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Urkunde. Die Aufbewahrungspflicht beginnt mit dem Ablauf des Jahres der Rechnungserstellung. Hier droht ein Bußgeld von 500,– EUR.
Ganz wichtig: Auf der Rechnung muss auf diese Aufbewahrungspflicht hingewiesen werden! Malersoftware MaDaMe macht dies automatisch, wenn in den Druckoptionen des Projektes ein Haken bei “Bauleistung im Privatbereich” gesetzt ist.
Rechnungsformalien bei Kleinbetragsrechnungen
Kleinbetragsrechnungen sind Rechnungen, deren Gesamtbetrag einschließlich Umsatzsteuer 250€ nicht übersteigt. (seit 01.01.2017). Diese müssen folgende Mindestangaben enthalten:
Name u. Anschrift des Rechnungserstellers (leistender Unternehmer)
Rechnungsdatum
Menge und Bezeichnung des gelieferten Gegenstandes oder Art und Umfang der sonstigen Leistung
Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe
Steuersatz
im Falle der Steuerfreiheit ein Hinweis darauf
Angabe des Leistungsempfängers, des Leistungszeitpunktes und des Steuerbetrages sind nicht nötig.
